L’amministrazione aziendale può gravare molto sulle aziende del settore trasporti, richiedendo alti costi e molto tempo di gestione. Avere una flotta aziendale può richiedere un alto controllo della spesa per evitare sprechi. Ci sono diverse strategie per rendere il tutto più snello ed economico, con un grande miglioramento all’efficienza dei processi e dell’utilizzo delle risorse. Ecco cinque preziosi suggerimenti per ridurre l’amministrazione aziendale delle ditte di trasporti.
1. Automatizzare i processi di monitoraggio e di reporting
Monitoraggio e reporting possono gravare molto sul reparto amministrativo. Utilizzare un software gestionale pensato per le aziende del settore trasporti può snellire notevolmente la gestione delle flotte, consentendo un accurato monitoraggio dell’uso dei veicoli e dei consumi. Può inoltre raccogliere i dati e restituirli tramite report chiari ed efficaci.
2. Ottimizzare le rotte e ridurre i chilometri percorsi
Pianificare delle rotte ottimizzate può ridurre notevolmente i chilometri da percorrere e quindi i costi relativi al carburante e alla manutenzione necessaria per l’usura. Usare tool di pianificazione delle rotte di viaggio e di navigazione tramite GPS può far risparmiare tempo e denaro, consentendo di evitare tratte troppo trafficate. Inoltre, percorrere rotte ottimizzate permette di rispettare maggiormente il pianeta.
3. Adottare sistemi di controllo consumi come le carte carburante
L’uso di carte carburante rappresenta un’opzione vantaggiosa perché consente di semplificare i processi di rifornimento. Le carte carburante permettono di monitorare e gestire i costi relativi al carburante, fornendo accurati report sia sull’utilizzo sia sul consumo, rendendo agile la gestione e il controllo.
La carta carburante permette di tenere tracce delle spese di ogni singolo autista, veicolo e periodo. Anche la burocrazia viene notevolmente snellita, con l’eliminazione delle fatture cartacee. C’è anche la possibilità di accedere a interessanti sconti presso i punti di rifornimento.
4. Utilizzare tecnologie innovative per la gestione della flotta
Introdurre tecnologie all’avanguardia come i sensori di telemetria, i dispositivi di geolocalizzazione e altri sistemi di monitoraggio in real time migliora l’efficienza operativa delle aziende di trasporti. Queste tecnologie danno informazioni sui comportamenti degli autisti e sul rendimento dei veicoli, allo scopo di ridurre gli sprechi.
5. Semplificare i processi di fatturazione e pagamento
Per ridurre l’onere amministrativo, può essere utile adottare un gestionale di fatturazione elettronica e rendere digitali tutti i pagamenti. Queste prassi consentono un monitoraggio molto più preciso e trasparente, migliorando la gestione finanziaria dell’azienda.
Come snellire l’amministrazione aziendale della flotta aziendale: conclusioni
Ridurre l’onere amministrativo per le aziende di trasporti e che comprendono una flotta aziendali richiede l’adizione di approcci all’avanguardia e di strumenti di alta tecnologia. Tra questi, ci sono le carte carburante, un potente mezzo per risparmiare tempo e denaro, ma anche la digitalizzazione dei pagamenti, l’adozione di un gestionale per la fatturazione elettronica e di tecnologie GPS.
La semplificazione amministrativa permette di migliorare l’efficienza operativa e consente all’azienda di concentrarsi sul suo core business e sulle attività chiave del settore trasporti.
